Privacybeleid

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Vivacon BV, met maatschappelijke zetel te Kwikstaartpark 4, 9840 De Pinte, België, ondernemingsnummer BE 0787.776.095, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via vivacon.be of rechtstreeks in het kader van een contact- of dienstverleningstraject worden verwerkt.

Voor vragen over privacy of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@vivacon.be.

2. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?

Afhankelijk van uw contact met Vivacon kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• bedrijfsnaam, ondernemingsnummer en functie;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• informatie over de omvang of activiteit van uw onderneming;
• gegevens die u zelf verstrekt in een contactformulier of andere communicatie;
• zakelijke correspondentie;
• offerte-, contract- en facturatiegegevens;
• administratieve en boekhoudkundige gegevens;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de veilige en correcte werking van de website.

Wanneer u daarvoor vooraf toestemming geeft, kunnen via Google Analytics en vergelijkbare analysetechnologieën ook gegevens over het gebruik van onze website worden verwerkt, zoals bezochte pagina’s, interacties, apparaattype, browserinformatie, technische identificatoren en globale locatiegegevens.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• vragen en contactaanvragen te behandelen;
• contact met u op te nemen naar aanleiding van een aanvraag;
• mogelijke opdrachten te bespreken en voor te bereiden;
• offertes op te stellen;
• overeenkomsten uit te voeren;
• klanten- en leveranciersrelaties te beheren;
• facturatie, boekhouding en wettelijke administratie te verzorgen;
• onze rechten en contractuele belangen te beschermen;
• de website technisch veilig en correct te laten functioneren;
• na uw toestemming het gebruik en de prestaties van de website te analyseren en verbeteren.

Wij gebruiken via het contactformulier verkregen persoonsgegevens niet voor ongevraagde commerciële marketing, tenzij daarvoor afzonderlijk een geldige rechtsgrond bestaat.

4. Op welke rechtsgrond verwerken wij persoonsgegevens?

Afhankelijk van de verwerking steunen wij op één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

5. Contactformulier

Wanneer u het contactformulier gebruikt, verwerken wij de gegevens die u zelf invult om uw vraag te beoordelen en te beantwoorden.

Sommige velden zijn verplicht omdat wij zonder die informatie uw aanvraag niet behoorlijk kunnen behandelen. Andere velden zijn optioneel.

Na verzending ontvangt u automatisch een bevestigingsmail met een kopie van de door u ingevulde gegevens.

De via het contactformulier verstrekte gegevens worden niet verkocht en worden niet automatisch gebruikt voor marketingdoeleinden.

6. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

Vivacon kan persoonsgegevens delen met dienstverleners die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering, waaronder leveranciers van:

• webhosting;
• e-maildiensten;
• IT-beheer en beveiliging;
• websiteontwikkeling en -onderhoud;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverlening;
• webanalyse.

Deze partijen ontvangen uitsluitend persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens namens Vivacon verwerkt, sluiten wij waar vereist passende contractuele afspraken, waaronder een verwerkersovereenkomst.

7. Google Analytics en trackingtechnologieën

Wanneer u hiervoor toestemming geeft, kan vivacon.be gebruikmaken van Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Google Tag Manager kan worden gebruikt om deze analysetags technisch te beheren.

Analytische Google-tags worden niet geactiveerd voordat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Volgens de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit vereisen analytische cookies in beginsel voorafgaande toestemming.

Meer informatie over de gebruikte cookies, hun doeleinden en bewaartermijnen vindt u in ons cookiebeleid.

Daarnaast houdt vivacon.be een eigen, anonieme bezoekstatistiek bij zonder cookies en zonder iets op uw toestel op te slaan. Daarbij worden enkel de bezochte pagina, de herkomst (bijvoorbeeld een zoekmachine of rechtstreeks), het land, het type toestel en of het om een geautomatiseerd programma gaat geregistreerd. Uw IP-adres wordt niet bewaard; om unieke bezoeken te schatten wordt enkel een onomkeerbare code gebruikt die wekelijks wijzigt. Deze gegevens worden maximaal 13 maanden bewaard en enkel gebruikt om de website te verbeteren (gerechtvaardigd belang).

Wanneer in de toekomst marketing- of advertentietags worden gebruikt, worden deze afzonderlijk opgenomen in het cookiebeleid en pas geactiveerd nadat daarvoor de vereiste toestemming is verkregen.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dit gebeurt, ziet Vivacon erop toe dat een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen aanwezig zijn, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of toepasselijke contractuele waarborgen.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

Als algemene richtlijn:

• contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• gegevens over lopende klanten- of leveranciersrelaties: gedurende de relatie en zolang dat nadien redelijkerwijs nodig is voor administratieve, contractuele of juridische opvolging;
• boekhoudkundige, fiscale en facturatiegegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen;
• gegevens die via analytische cookies worden verzameld: overeenkomstig de instellingen en bewaartermijnen die in het cookiebeleid worden vermeld.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen of een juridische vordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

10. Welke rechten heeft u?

Binnen de voorwaarden van de AVG heeft u onder meer het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• in bepaalde gevallen verwijdering te vragen;
• beperking van de verwerking te vragen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• in bepaalde omstandigheden gegevensoverdraagbaarheid te vragen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Deze rechten zijn niet absoluut en kunnen afhankelijk zijn van de wettelijke voorwaarden die op de betrokken verwerking van toepassing zijn.

11. Hoe oefent u uw rechten uit?

U kunt uw verzoek richten aan info@vivacon.be.

Om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang kunnen wij, wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is, bijkomende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

Wij behandelen geldige verzoeken binnen de termijnen voorzien in de AVG.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Vivacon maakt via deze website geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor u rechtsgevolgen heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

13. Klachten

Wanneer u vragen of opmerkingen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, vragen wij u eerst contact met ons op te nemen via info@vivacon.be.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In België is dit:

14. Beveiliging

Vivacon neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging, misbruik of ongeoorloofde wijziging.

Deze maatregelen worden afgestemd op de aard van de persoonsgegevens, de betrokken risico’s en de gebruikte systemen.

15. Wijzigingen

Vivacon kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte technologieën of wettelijke verplichtingen wijzigen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar via vivacon.be. Bovenaan deze pagina wordt de datum van de meest recente versie vermeld.